Tabellenkalkulationen und statische Zeitpläne können für kleine Teams oder kurzfristige Anforderungen funktionieren. Sie skalieren jedoch selten, wenn Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft wachsen.
Moderne Personalplanungssoftware bietet mehr als nur die Zuweisung von Schichten. Wenn sie sorgfältig entwickelt werden, können die richtigen Tools das Serviceniveau verbessern, die Arbeitskosten kontrollieren, die Mitarbeiter unterstützen und den Arbeitsaufwand für Planer und Vorgesetzte verringern.
Egal, ob Sie nach Ihrer ersten Personalplanungssoftware suchen oder erwägen, Ihre bestehende zu ersetzen, wir führen Sie durch die Kernfunktionen, die jede moderne Planungslösung bieten sollte.
1. Dynamische Planung
In einem Contact Center kann sich die Nachfrage von Stunde zu Stunde ändern, sei es aufgrund hoher Kundenanfragen, unerwarteter Abwesenheiten von Agenten oder einer Serviceunterbrechung.
Eine leistungsstarke Planungslösung sollte es den Personalleitern ermöglichen, die Personalpläne in Echtzeit an die Tagesbedingungen anzupassen. Diese Flexibilität hilft Teams, agil zu bleiben und Zeitpläne im Handumdrehen neu zu optimieren, sodass der Betrieb auch dann am Laufen bleibt, wenn etwas nicht wie geplant läuft.
2. Self-Service-Terminplanung
Funktionen für Schichtmanagement und Selbstplanung geben sowohl Personalplanern als auch Agenten mehr Kontrolle über die Zeitpläne.
Wenn Agenten offene Schichten einsehen, die für sie passenden Stunden auswählen und Zeitpläne innerhalb voreingestellter Regeln anpassen können, verbessert sich das. Engagement der Mitarbeiter und Zufriedenheit. Gleichzeitig reduziert es den Verwaltungsaufwand für Personalmanager und Planer, reduziert Änderungen und Änderungen in letzter Minute.
Erfahre mehr über wie flexible Planung die Work-Life-Balance und glücklichere Teams fördert.
3. Transparente Transparenz bei der Planung
Transparente Zeitpläne helfen den Mitarbeitern, auf dem Laufenden zu bleiben, und die Vorgesetzten behalten die Kontrolle.
Eine klare Übersicht über den Personalbestand gibt Planern in Echtzeit einen Überblick darüber, wer an verschiedenen Tagen und Wochen für die Arbeit zur Verfügung steht. Dies hilft Personalleitern, schnellere und fundiertere Planungsentscheidungen zu treffen und gleichzeitig Deckungslücken zu minimieren.
Außerdem können Agenten sofort verfügbare und nicht verfügbare Zeiten für Zeitplanänderungen sehen, wodurch Rätselraten und die Hin- und Herkommunikation mit Vorgesetzten bei Schichtwechseln oder Urlaubsanträgen reduziert werden.
4. Einblicke in die Zulassung
Genehmigungsinformationen verwenden Personaldaten, um Mitarbeitern zu zeigen, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Antrag auf Änderung des Zeitplans oder eine Freistellung genehmigt wird.
Für Agenten beseitigt diese Funktion Unsicherheiten und erhöht die Transparenz des Prozesses. Anstatt auf eine Antwort zu warten oder sich zu fragen, warum eine Anfrage abgelehnt wurde, erhalten sie sofort Einblick in ihre Anfrage, sodass sie besser planen können.
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5. Mobiles Planungstool
Durch den mobilen Zugriff bleiben alle in Verbindung, sind informiert und haben die Kontrolle über ihre Zeitpläne.
Über den mobilen Zugriff können Agenten Zeitpläne einsehen, Urlaub beantragen, Schichten austauschen und Benachrichtigungen erhalten, wo immer sie sich gerade befinden. Für Workforce Manager stellt es sicher, dass alle auf dem Laufenden bleiben und auf dem Laufenden bleiben, ohne an ihren Schreibtischen sitzen zu müssen.
6. Schichtwechsel
Der Schichthandel ermöglicht es Agenten, Schichten mit Kollegen zu tauschen (innerhalb festgelegter Geschäftsregeln) und gleichzeitig die Schichtabdeckung aufrechtzuerhalten.
Dies gibt den Agenten mehr Flexibilität, ohne dass Manager jede Änderung manuell koordinieren müssen. Für Personalleiter bedeutet dies weniger Verwaltungsaufwand.
Aus Sicht der Mitarbeitererfahrung kann der Schichtwechsel Fehlzeiten reduzieren, die Zufriedenheit verbessern und die Planungsteams weniger unter Druck setzen, Änderungen in letzter Minute zu bewältigen.
Die Bedeutung des Shift-Tradings über seine Funktionalität hinaus: Wenn für einen Schichtwechsel mehrere Klicks, Genehmigungen durch den Vorgesetzten und eine Systemnavigation erforderlich sind, fällt es den Agenten möglicherweise leichter, die Schicht einfach zu verpassen. Durch die Rationalisierung dieses Prozesses Planungslösungen tragen zu einer besseren Datenqualität bei Fehlzeiten bei Tarife und erleichtern es den Agenten gleichzeitig, ihre Zeitpläne verantwortungsbewusst zu verwalten.
7. Gebotsabgabe
Schichtgebote ermöglichen es Agenten, Präferenzen für eine verfügbare Schicht zu äußern, was häufig auf Kriterien wie Dienstalter und Leistung basiert. Es ist eine großartige Möglichkeit, Teams einzubeziehen und ihnen gleichzeitig mehr Kontrolle über ihre Arbeitspläne zu geben.
Dies ist besonders nützlich in Szenarien wie Saison- oder Feiertagsbesetzung, schwer zu besetzender Personal oder Premium-Schichten. Anstatt Schichten manuell zuzuweisen, können Vorgesetzte sie für Ausschreibungen öffnen, was für einen transparenteren Prozess sorgt.
8. Automatisierung planen
Die Automatisierung von Zeitplänen spart Zeit, verbessert die Genauigkeit und stellt sicher, dass die Zeitpläne sowohl den Geschäftsanforderungen als auch den Präferenzen der Mitarbeiter entsprechen.
Bei der automatisierten Planung werden Algorithmen verwendet, um Faktoren wie prognostizierte Nachfrage, Arbeitsgesetze, Verfügbarkeit von Agenten, Arbeitsgesetzen und Personalkosten abzuwägen. Anstatt Zeitpläne von Grund auf neu zu erstellen, können Personalplaner mit nur wenigen Klicks optimierte Zeitpläne erstellen und diese dann nach Bedarf anpassen.
Es ist eine leistungsstarke Methode, um manuelle Arbeit zu reduzieren und eine strategischere Planung zu unterstützen.
Haben Sie Fragen zu Automatisierung planen? Sprechen Sie mit unserem Team.
9. Benachrichtigungen planen
Zeitpläne sind nicht effektiv, wenn die Mitarbeiter nichts über Zeitänderungen wissen. Deshalb sind Benachrichtigungen in Echtzeit ein Muss.
Egal, ob es sich um eine neue Schichtzuweisung oder einen genehmigten Urlaubsantrag handelt, durch rechtzeitige Benachrichtigungen bleiben alle auf dem Laufenden. Sie reduzieren auch das Nichterscheinen und vermeiden Missverständnisse.
10. Terminplanung aus der Ferne
Da immer mehr Kontaktzentren auf hybride oder vollständig remote arbeitende Teams umstellen, müssen die Planungstools weiterentwickelt werden, um eine verteilte Belegschaft zu unterstützen.
Funktionen zur Fernplanung, wie Cloud-basierter Zugriff, mobilfreundliche Benutzeroberflächen und Sichtbarkeit in Echtzeit, ermöglichen es Personalleitern, Zeitpläne von überall aus zu erstellen, anzupassen und zu teilen. Agenten können ihre Zeitpläne auch von unterwegs aus einsehen und verwalten, sodass alle Beteiligten immer auf dem Laufenden bleiben.
Bessere Zeitpläne beginnen mit besseren Funktionen
Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte sich Ihr Personaleinsatzsystem an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen. Die Investition in die richtige Personalplanungssoftware kann das Serviceniveau verbessern, die Kosten senken und Ihnen helfen, eine engagiertere Belegschaft aufzubauen.
Moderne Workforce Management (WFM) -Plattformen wie Aspekt Belegschaft, bieten dynamische Planungsfunktionen, die, wenn sie auf die prognostizierte Nachfrage abgestimmt sind, sicherstellen, dass auch in Spitzenzeiten die richtige Anzahl von Agenten verfügbar ist.
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