Die Zeit ist gekommen, Leute. Wir sind endlich am Ende. Sie haben die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewertet, nach Contact-Center-Software gesucht, Anbieter verglichen und Fallstudien überprüft. Sind Sie bereit, all diese Arbeit in eine umsetzbare Roadmap aufzunehmen? Wir werden einen Prozess durcharbeiten, um einen klaren Aktionsplan für den Kauf und die Implementierung der von Ihnen ausgewählten Contact-Center-Software zu entwickeln.
Lassen Sie uns einige Schritte zur Erstellung eines Kaufaktionsplans skizzieren.
Warum benötigen Sie einen Kaufaktionsplan
Ein Aktionsplan hilft Ihnen dabei, einen reibungslosen Software-Kaufprozess von Anfang bis Ende sicherzustellen. Mit einem klaren Aktionsplan können Sie:
- Sorgen Sie für eine abteilungsübergreifende Abstimmung.
- Halten Sie den Zeitplan ein, um Verzögerungen zu vermeiden, die kostspielig sein können.
- Sorgen Sie mit der richtigen Vorbereitung für eine schnelle Akzeptanz.
- Sorgen Sie durch klare Geschäftsziele für einen messbaren ROI.
Ihr Aktionsplan ist eine Brücke, die den Entscheidungsprozess mit einer effektiven und wirkungsvollen Umsetzung verbindet.
Schritt 1: Fassen Sie Ihre Ergebnisse zusammen
Es ist wichtig, dass alle Beteiligten mit allen Informationen, die Sie während des Prozesses gewonnen haben, auf den gleichen Stand gebracht werden. Dies beinhaltet:
- Geschäftliche Herausforderungen und Ziele. Stellen Sie Ihre organisatorischen Herausforderungen klar und deutlich vor und erläutern Sie, wie eine neue Software sie lösen kann.
- Herstellervergleiche. Heben Sie nach der Bewertung der Anbieter deren Stärken und Schwächen hervor und erläutern Sie, welchen Mehrwert jede Lösung für Ihr Unternehmen bieten kann.
- Finanzielles Denken. Begründen Sie den Kauf neuer Software mit ROI-Prognosen, Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen klar.
- Feedback von Interessenvertretern. Fassen Sie die Beiträge und Bedenken von Interessenvertretern aus Ihrer gesamten Abteilung zusammen.
Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Vergleichsmatrix mit Lieferanteninformationen und organisatorischen Anforderungen, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, wie jeder Anbieter anhand Ihrer Kriterien abschneidet.
Schritt 2: Beschreiben Sie die Meilensteine Ihrer Kaufreise
Definieren Sie klare Meilensteine im Entscheidungsprozess mit einem schrittweisen Zeitplan, der darauf abzielt, Ihre Reise auf Kurs zu halten. Einige vertrauenswürdige Anbieter können sogar Entscheidungsgrundlagen für Sie erstellen, die auf Ihren Unternehmensanforderungen basieren.
Ihre Meilensteine bei der Entscheidungsfindung sollten Folgendes beinhalten:
- Auswahl des Anbieters. Wählen Sie Ihre Lösung und sichern Sie sich interne Genehmigungen.
- Vertragsverhandlung. Arbeiten Sie mit Ihren Rechts- und Einkaufsteams zusammen mit Ihrem Anbieter zusammen, um Vertragsbedingungen, Preise und SLAs abzustimmen.
- Umsetzung. Legen Sie klare Zeitpläne für den Start der Implementierung fest und sichern Sie sich während des gesamten Prozesses die Unterstützung durch den Anbieter.
- Trainingspläne. Legen Sie fest, wann und wie Ihr Team trainiert wird, um mit der neuen Software zu beginnen.
Profi-Tipp: Beauftragen Sie jemanden, der sich für jeden Meilenstein während des gesamten Projekts einsetzt, um den Prozess auf Kurs zu halten.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Implementierungscheckliste
Um eine reibungslose Bereitstellung zu gewährleisten, müssen Sie sich gründlich auf die Softwareimplementierung vorbereiten.
Erwägen Sie, Ihrer Checkliste die folgenden Punkte hinzuzufügen:
- Überprüfen Sie die Systembereitschaft, die Integrationsmöglichkeiten und die Kompatibilität mit der IT
- Entwickeln Sie einen benutzerfreundlichen Schulungsplan, der sich auf die Akzeptanz konzentriert, um sicherzustellen, dass Ihr Team bereit ist und sich unterstützt fühlt.
- Kommunizieren Sie den Stakeholdern in Ihrem Unternehmen klar und deutlich die Einsatzziele und Zeitpläne.
- Stimmen Sie mit Ihrem Anbieter ab, um sicherzustellen, dass dieser Onboarding- und Post-Launch-Support bietet
Profi-Tipp: Ihr Anbieter sollte ein erfolgreicher Partner sein und bei der Implementierung eng mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Anbieter nach Implementierungsplänen zu fragen, um Zeit zu sparen.
Schritt 4: Gehen Sie auf potenzielle Risiken ein
Der Prozess des Kaufs und der Implementierung neuer Contact-Center-Software kann mit Herausforderungen verbunden sein. Antizipieren Sie diese und planen Sie Abhilfemaßnahmen, wo immer Sie können.
Zu den häufigsten Risiken, die während des Vorgangs auftreten, gehören:
- Verzögerungen. Festlegung realistischer Zeitpläne, Ziele und frühzeitige Kommunikation mit wichtigen Entscheidungsträgern
- Komplikationen bei der Integration. Starten Sie frühzeitig Gespräche mit der IT-Abteilung und Anbietern, um Hindernisse bei der Integration zu identifizieren.
- Niedrige Akzeptanz. Gehen Sie durch klare Kommunikation und gründliche Schulung auf Bedenken der Mitarbeiter ein, die sich auf die Adoptionsraten auswirken könnten.
Profi-Tipp: Die Erfahrung eines Anbieters ist von unschätzbarem Wert, wenn es um die Bewältigung von Risiken und Herausforderungen geht. Fragen Sie, wie sie mit ähnlichen Herausforderungen mit anderen Unternehmen umgegangen sind.
Schritt 5: Erstellen Sie ein Erfolgsframework
Die erfolgreiche Bereitstellung einer neuen Contact-Center-Software endet nicht, wenn sie live ist. Das ist erst der Anfang. Erstellen Sie einen Plan für die Zeit nach der Markteinführung, mit dem Sie den ROI und den Mehrwert für Ihr Unternehmen kontinuierlich messen können.
Zu den Elementen in Ihrem Framework können gehören:
- Verfolgen Sie KPIs, um sicherzustellen, dass Ihre Software die Erwartungen erfüllt.
- Sammeln Sie Feedback von Teams, um alle Bedenken auszuräumen und die Akzeptanz zu optimieren.
- Nutzen Sie den kontinuierlichen Herstellersupport, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Software herausholen.
Durch die Organisation eines strukturierten Aktionsplans wird sichergestellt, dass Ihr Softwarekauf strategisch ausgerichtet ist und messbare Ergebnisse liefert. Mit einem detaillierten Aktionsplan bleiben Sie organisiert und bereit, die Voraussetzungen für bessere Geschäftsergebnisse in Ihrem Contact Center zu schaffen.
Benötigen Sie Hilfe bei der Erstellung eines Plans? Das Aspect-Team hilft Ihnen gerne weiter. Egal, ob Sie gerade erst mit der Bewertung von Anbietern beginnen oder bereit für die Implementierung sind, unser Expertenteam kann Sie auf Ihrem gesamten Weg begleiten.
Erfassen Sie Ihre Herausforderungen im Contact Center und die Ziele Ihrer Belegschaft, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Optimierung Ihrer Abläufe unterstützen können.
Der richtige Plan + die richtige Software + das richtige Team = Erfolg im Contact Center. Lassen Sie uns das verwirklichen.
